Migrar tus clientes y pacientes de Excel sin perder datos
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Casi ninguna clínica empieza en un software: empieza en un cuaderno y termina en una hoja de Excel que creció sin plan. Migrar esa hoja es la parte que más miedo da del cambio, y la que más se pospone. En la práctica el problema no es técnico, es de orden: importar en la secuencia correcta y decidir de antemano qué hacer con los duplicados.
Primero clientes, después pacientes
El orden no es negociable. Un paciente pertenece a un dueño, así que si se importan las mascotas antes que las personas, quedan sin propietario asignado y hay que rehacer el trabajo a mano.
En VeteApp los pacientes se asocian a su dueño por la cédula del cliente, así que esa columna tiene que estar en las dos hojas y tiene que coincidir exactamente. Un espacio de más o un guion de diferencia rompe la asociación.
Las columnas que pide el archivo de clientes
Los nombres de las columnas tienen que ser exactamente estos, en minúsculas y sin tildes. La importación los busca literalmente: si una columna se llama «teléfono» o «email» en vez de «tel1» o «correo», el archivo se rechaza y te dice cuáles faltan.
- nombre
- apellido
- direccion
- cedula
- correo
- tel1
- tel2
Y las del archivo de pacientes
Las mascotas van en un archivo aparte, con sus propias columnas obligatorias. La columna «cedula» es la que las une con su dueño, y por eso los clientes tienen que estar importados antes.
- nombre
- fechanacimiento
- sexo
- peso
- cedula
- especies
Cómo dejar la hoja lista
Con las columnas correctas, dedica un rato a limpiar el contenido. Es tiempo bien invertido: lo que entre mal hay que corregirlo después fila por fila.
- Una fila por cliente. Sin filas de totales, notas al pie ni celdas combinadas.
- Teléfonos en un formato consistente, con código de país si atiendes clientes de fuera.
- Los campos vacíos, vacíos de verdad, no con un guion ni un «N/A».
- Las siete columnas presentes aunque alguna vaya vacía: si falta el encabezado, el archivo se rechaza entero.
Los duplicados: decide antes, no durante
Toda hoja de Excel con años encima tiene el mismo cliente dos o tres veces, normalmente escrito distinto. Si se importa sin más, el problema se traslada intacto al sistema nuevo.
VeteApp descarta automáticamente las filas cuyo correo, cédula o teléfono ya existan, y al terminar te dice cuántos clientes importó y cuántas filas omitió. Conviene saber que ese aviso llega DESPUÉS de importar, no antes: no hay una pantalla para revisar y decidir.
Por eso la limpieza hay que hacerla en el Excel, antes de subirlo. Ordena por cédula o por correo en la hoja, resuelve ahí las repeticiones y sube el archivo ya depurado.
Ojo también con el número de filas omitidas: incluye tanto los duplicados como las filas que superen el límite de clientes de tu plan. Si el número te sorprende, comprueba primero cuántos clientes caben en tu plan.
Qué hacer con el historial anterior
Esta es la pregunta que frena más migraciones. La respuesta honesta es que el historial clínico viejo casi nunca se puede importar de forma automática, porque suele estar en notas de texto libre sin estructura.
El enfoque que funciona es no intentarlo: se importan clientes y pacientes, se empieza a registrar en digital desde la fecha del cambio, y se conserva el archivo anterior para consulta. En unos meses la mayoría de los pacientes activos ya tienen historial nuevo, y el viejo se consulta cada vez menos.
Un consejo sobre el momento
No migres en tu semana más ocupada ni el día antes de vacaciones. El cambio necesita una o dos semanas en las que alguien pueda corregir lo que salga torcido, y ese alguien tiene que estar disponible.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué columnas necesita el archivo de Excel?
- El de clientes necesita nombre, apellido, direccion, cedula, correo, tel1 y tel2. El de pacientes necesita nombre, fechanacimiento, sexo, peso, cedula y especies. Los nombres se comparan literalmente, así que deben ir en minúsculas y sin tildes.
- ¿Qué pasa si tengo el mismo cliente repetido?
- Las filas cuyo correo, cédula o teléfono ya existan se omiten automáticamente, y al terminar se indica cuántas se importaron y cuántas se omitieron. Ese aviso llega después de importar, no antes, así que conviene depurar los duplicados en el Excel.
- ¿Puedo importar el historial clínico anterior?
- El historial en texto libre no se importa de forma automática. Lo habitual es importar clientes y pacientes, empezar el registro digital desde la fecha del cambio y conservar el archivo anterior para consulta.